Datenschutzerklärung
des Fördervereins Begegnungsbahnhof Hasel e.V.
Kurzbeschreibung des Vereins
Der Förderverein Begegnungsbahnhof Hasel hat als Träger der freien Jugendhilfe rund 75 Mitglieder. Der Verein verfügt über einen Vorstand. Dieser besteht aus bis zu 4 Vorständen, einem Kassierer, dem Beirat sowie dem Verwalter. Der Verein fördert die überregionale und regionale Kinder- und Jugendarbeit in Form der Schaffung eines Begegnungsraumes (Bahnhof Hasel). In diesem Sinne erbringt der Verein eine Dienstleitung in Form der Vermietung des vereinseigenen Objektes für Kinder-, Jugend- und Erwachsenengruppen sowie Privatpersonen.
Mit der Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Förderverein Begegnungsbahnhof Hasel e.V. und die Ihnen zustehenden Rechte.
Kontaktdaten
Begegnungsbahnhof Hasel e.V.
Bahnhofstr. 24
79686 Hasel
Vereinsregister-Nr.: Registernummer VR670276
Registergericht: Freiburg i. Br.
Unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes-neu (BDSG-neu) sowie alle weiteren maßgeblichen Gesetze verarbeiten wir personenbezogene Daten. Die Verarbeitung erfolgt in Abhängigkeit der Datenverwendung wie nachfolgend beschrieben:
Zweck der Datenverarbeitung
Mitgliederdaten
Der Kassierer des Vereins verwaltet die Mitgliederliste lokal auf einem PC. Die Mitgliedsbeiträge werden in Form von Überweisungen / Daueraufträgen der Mitglieder auf die Konten des Vereins einbezahlt. Ein Einzug in Form von SEPA-Lastschriftmandaten erfolgt nicht.
Folgende Mitgliederdaten werden erhoben
- Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse
- optional: Mitglied seit, Telefonnummer & Email-Adresse
Zugang zu den Mitgliederdaten haben ebenfalls die Vorstände sowie der Verwalter.
Mitglieder werden nach dem Austritt und nach Ablauf der Kündigungsfrist unmittelbar aus der Mitgliederliste gelöscht.
Mietanfragen über Formulare auf den Webseiten www.freizeitheime.de und www.bahnhof-hasel.de
Der Verein betreibt zwei kleine Webseiten (www.bahnhof-hasel.de und www.freizeitheime.de), über die Mietanfragen an den Verwalter gesendet werden können. Die Webseiten sind bei einem Dienstleister gehostet und werden inhaltlich vom Vorstand betreut. Entsprechende Formulare auf den beiden Webseiten bieten die Möglichkeit zur Mietanfrage an den Verwalter. Die Webseite freizeitheime.de bietet anderen Häusern in der Region eine Möglichkeit zur Hausvermietung, die ebenfalls über den Verwalter erfolgt und als Dienstleistung erbracht wird.
Die Verwaltung der Objekte erfolgt durch eine cloudbasierte Softwarelösung, die zur Belegungsplanung, Vertragserstellung und Rechnungserstellung verwendet wird.
Mieterdaten / Mietverträge
Zum Zwecke der Hausvermietung werden folgende Daten erhoben:
- Name, Vorname, Adresse, ggf. Einrichtung/Verein, Telefonnummer & Email-Adresse
Die Mieterdaten werden vom Verwalter zum Zweck des Mietvertrages und Rechnungstellung geführt. Die Daten von Mietern werden aus rechtlichen Gründen vom Verwalter 10 Jahre gespeichert.
Bei der Erstellung von Mietverträgen als Dienstleistung für andere Häuser werden die Mieterdaten an die Vorstände bzw. Geschäftsführer der Häuser weitergegeben. Kommt es nicht zu einem Mietvertrag, werden die Daten umgehend gelöscht.
Newsletter
Der Vorstand verschickt in unregelmäßigen Abständen Newsletter mit Informationen zu Veranstaltungen am Begegnungsbahnhof. Dafür wird die Software http://newsletter2go.de verwendet. Mitglieder, Mieter und Interessierte müssen Ihre Einwilligung zum Erhalt des Newsletters gegeben haben und können sich jederzeit vom Newsletter ohne Angabe von Gründen abmelden. Die Daten werden dann auf der Plattform gelöscht.
Für den Newsletter Versand werden folgende Daten innerhalb der Software gespeichert:
- Name, Vorname, Email-Adresse, Bezug zum Bahnhof (z.B. Mitglied, Mieter …)
Bereitstellung unserer Websites www.freizeitheime.de und www.bahnhof-hasel.de
Wenn Sie unsere Webseite lediglich informatorisch nutzen (also keine Registrierung und auch keine anderweitige Übermittlung von Informationen), werden nur die Daten übertragen, die Ihr Browser übermittelt. Diese Daten werden von uns nicht analysiert.
Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Wenn wir Ihre Einwilligung für die Verarbeitung personenbezogenen Daten eingeholt haben, ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO Rechtsgrundlage.
- Ist die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen, so ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO Rechtsgrundlage.
- Ist die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir unterliegen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten), so ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO Rechtsgrundlage.
- Ist die Verarbeitung erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen, so ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. d) DSGVO Rechtsgrundlage.
- Ist die Verarbeitung zur Wahrung unserer oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich und überwiegen diesbezüglich Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht, so ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO Rechtsgrundlage.
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen personenbezogener Daten für vorvertragliche bzw. vertragliche Zwecke stellt §26 BDSG-neu. Erstellen wir Statistiken mit den Daten erfolgt dies auf Rechtsgrundlage von Art. 9 Abs.2 Buchst. j DSGVO.
Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte / Dienstleister
Ohne Ihre Einwilligung geben wir grundsätzlich keine Daten an Dritte weiter. Sollte dies doch der Fall sein, dann erfolgt die Weitergabe auf der Grundlage der zuvor genannten Rechtsgrundlagen z.B. aufgrund gerichtlicher Anordnung oder wegen einer gesetzlichen Verpflichtung zur Herausgabe der Daten zum Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr oder zur Durchsetzung der Rechte am Eigentum.
Wir setzen zudem Auftragsverarbeiter (externe Dienstleister z.B. zum Webhosting unserer Websites und Datenbanken) zur Verarbeitung Ihrer Daten ein. Wenn im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung an die Auftragsverarbeiter Daten weitergegeben werden, erfolgt dies immer nach Art. 28 DSGVO. Zur Erstellung von Mietverträgen und Abrechnungen verwenden wir die Software VLabs (https://www.v-office.com/intro/index). Die Datenverarbeitung bei VLabs erfolgt nach deren Datenschutzerklärung (https://www.v-office.com/intro/info/privacy). Zudem müssen die Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen haben und die Datenschutzvorschriften gem. BDSG n.F. und DSGVO einhalten
Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Auf Hintergrund der o.g. Rechtsgrundlage sind Sie verpflichtet, uns Ihre Daten für den genannten Zweck mitzuteilen. Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Mitgliedschaft aufzunehmen bzw. Ihre Mietanfrage zu bearbeiten. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann eine Mitgliedschaft bzw. Mietanfrage nicht bearbeitet werden.
Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 7 DSGVO beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, wird dadurch nicht berührt.
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Zwecke der Werbung.
Einen Widerspruch zur Datenverarbeitung senden sie bitte an die oben angegebene Kontaktadresse.
Ihre Datenschutzrechte
Auf schriftliche Anforderung erhalten Sie Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten. Darüber hinaus können Sie eine Berichtigung einfordern, wenn wir unrichtige Daten über Sie gespeichert haben. Ebenso steht Ihnen das Recht zu, die Vervollständigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn wir unvollständige Daten gespeichert haben. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer Daten einfordern. Daten, die zu kaufmännischen Zwecken zwingend erforderlich sind, sind von einer Löschung nicht berührt. Auch steht Ihnen ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe Ihrer personenbezogenen Daten zu.
Beschwerderecht
Ihnen steht das Recht zu, sich mit einer Beschwerde an den Vorstand oder an die Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Königstraße 10a, 70173 Stuttgart